<2> GTD“回顾总结”的正确姿势

知识分享 - GTD - 回顾

发布时间:2017-09-07 00:00:00

admin 于  2021-08-02 22:33:28 编辑

在GTD时间管理系统中,有五项核心原则,其中,回顾是极其重要的一项。
我在学习时间管理时,把“收集、整理、组织、执行、回顾”看做平行流程,形成闭环。
其中回顾起到了连接和助推的作用,一次“优质”的回顾可以使下一次行动更高效,螺旋上升。

在GTD时间管理系统中,有五项核心原则,其中,回顾是极其重要的一项。

我在学习时间管理时,把“收集、整理、组织、执行、回顾”看做平行流程,形成闭环。

其中回顾起到了连接和助推的作用,一次“优质”的回顾可以使下一次行动更高效,螺旋上升。

日回顾

今天吃掉三只青蛙了吗?

在时间管理领域有个经典的比喻:“青蛙”代表我们面临的最大、最重要的那一项工作。这件事情会对我们的人生具有正面影响力,但这同时也是我们最容易拖延不做的事情。

博恩·崔西把这个理念发展成为吃3只青蛙,也就是说重要的事情要做3件。

这和四象限法则中强调集中精力做重要不紧急的事情是同样道理,大道至简,所有理念最终都指向一个----做最重要的事。

每天从今日待办中挑出最重要的3件事,集中精力,尽早做,用心做。在当日回顾中首先检查今天“吃掉三只青蛙”了没有。

  • 成就事件

    今天我最有成就感的事情是什么?为什么?

    记录自己的成就事件,会不断激发工作热情,随着成就事件的累积,会愈发自信,面对新的挑战时更加冷静和果敢。即使在偶尔的情绪低谷或者遭遇挫折时,翻开自己的成就记录,也会从容面对当下的困难。

  • 反思

    今天哪里做的不好,为什么?

    为自己建立一个“不再犯错清单”将每一次错误记录在清单中,并写下改正方法,经常翻阅。下一次遇到同样或类似的情况,就会处理得更妥善。所谓“吾日三省吾身”“吃一堑,长一智”将省身和长智做为每日功课,不仅要做正确的事,也要正确地做事。

周回顾

GTD时间管理方法创始人戴维·艾伦说,如果你不进行周回顾,那么你就没有真正的践行GTD时间管理。

  • 整理文件

    一周的时间,足以使你的手机累积了很多照片信息,邮箱里一打邮件,桌面一沓未归档的文件,电脑里N个临时新建文件夹,当然还有收集箱里等待分类处理的待办任务。那么,每周花一点时间(因人而异,可能是1个小时)来处理这些囤积下来的文件信息,同时把收集蓝的待办事项集中处理,将有特定时间的放入日程表,设置提醒;将没有特定时间的事项按照优先级放入下周TODO清单。

  • 思绪归档

    一周中,除了工作的40小时,其他时间在生活、家庭、休闲及个人成长各个方面一定累积了很多想法、灵感、创意等,比如你发现了做美味早餐的小妙招,制造浪漫的好创意,某家餐厅很合你的口味,打算以后推荐给朋友。周回顾时,花几分钟时间,将这些一闪而过的念头列出清单,记录归档,也可以将每天的成就事件和反思进行汇总,坚持一段时间,会在归档的记录中发现新大陆。

假如你的成就事件多数和你提前半小时到公司有关,那你可以给自己规定每天如此;假如你的反思经常埋怨自己睡眠不足,那么这就提醒你必须重视健康作息了。

月回顾

  • 项目目标是否完成
  • 如果完成了,完成的质量如何,与预期结果一致吗?有没有建立评价标准?
  • 如果没有完成,是什么原因造成的,主观努力不够还是客观条件不足?
  • 任务进行过程中,有没有不可抗因素干扰,比如户外市场推广活动遭遇风雨天气,导致推广效果不佳。如果有这种情况该如何补救,是否需要建立预警机制,或设置Plan2,预防以后出现类似情况。
  • 是否足够聚焦
  • 我是不是在做重要的事,有没有偏离初衷?
  • 在完成任务过程中,有哪行动起到了关键作用,哪些是徒劳的?
  • 为了更加专注,还可以怎么完善计划?

年总结

年总结除了单一的检查目标完成率以外,可以多维度总结一年的成绩,使个人年度总结更具整体性。

  • 主观评价:自己对这一年的表现进行自我评分,主观评价更能反映对自己的满意度,是自己核心价值观的体现。
  • 客观评价:同事、上司、亲人朋友等对自己的评价,周围人的认可可一定程度上反映能力水平。
  • 数据分析:有数据做支撑的结论才更靠谱。比如完成率转化率等。

总之,回顾总结是为了更好的开始下一行动,而不是简单的动作重复,这才是GTD回顾原则的精髓。


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